Pursuant to the Personal Data Protection Act 2010 (“Act”), this notice aims to explain the privacy policy of Pan Malaysian Pools Sdn. Bhd. and its related corporations (collectively, “the Company”) (“PDP Notice”) –
1 Nature of Personal Data That We Collect
1.1 We collect personal data including name, identity card or passport number, gender, age, date of birth, occupation, personal and/or office contact numbers, email and IP addresses and such other relevant information identifiable to you and/or other data subjects (“Personal Data”).
1.2 Personal Data which is sensitive in nature as prescribed under the Act, including religion and biometric data (“Sensitive Personal Data”) will also be collected, if required.
1.3 Reference to “Personal Data” herein shall include Sensitive Personal Data.
2 Source Where We Collect and Have Collected the Personal Data
Our sources include (a) submission by you or your authorised representative, manually and/or digitally, either through (i) face-to-face engagement; (ii) our mobile applications/ websites/ electronic communication channel(s); (b) regular and systematic monitoring where permitted by law, through CCTV or other surveillance systems; and (c) legally and publicly available sources.
3 Purposes of Collecting and Processing Personal Data
3.1 These include (a) matters relating to the Company’s business activities and/or operations, including (i) the provision of products and/or services between you (including related data subjects, if any), and the Company; (ii) promotional and marketing activities; (iii) fraud detection and prevention; and (iv) Company’s communication with you; (b) compliance with the Act and such other governing laws and regulations, including the Anti-Money Laundering, Anti-Terrorism Financing and Proceeds of Unlawful Activities Act 2001 (“Applicable Laws”) and (c) for administrative and such other purposes incidental to the above (collectively, “Purpose(s)”).
3.2 Your further consent shall be obtained if we are to use/ disclose the Personal Data for purposes other than the original Purpose(s) at the time of collection.
4 Are You Obliged to Provide the Personal Data
4.1 Except for the Purpose(s) in paragraph 3.1(a)(ii), which is optional at your discretion by notifying us your preference(s), the provision and processing of Personal Data for all the other Purpose(s) are mandatory. The refusal to provide consent or restriction in our processing of the Personal Data may result in us unable to carry out the respective Purpose(s) effectively.
4.2 By providing us the Personal Data (except for Sensitive Personal Data where explicit consent will be procured), you are deemed to have consented to and/or obtained the consent of such data subjects, for our collection, retention and/or processing in relation thereto, including the provision of a copy of this PDP Notice to such data subjects.
5 To Whom the Personal Data Will Be Disclosed To
By providing us the Personal Data, you consent to:-
6 How We Safeguard the Personal Data Provided to Us
6.1 Strict physical and logical security measures are put in place and maintained to ensure the Personal Data (in physical and digital form) retained by us are secured, and are adequately protected from various threats including unauthorised access.
6.2 We shall take reasonable steps to ensure that our employees, agents, service providers and/or data processors have in place reasonable policies and procedures to safeguard those Personal Data we disclose and/or transfer to them.
7 Retention of the Personal Data
Retention of the Personal Data will be for as long as necessary to fulfil the Purpose(s). It will be destroyed (a) if it is no longer required for the Purpose(s); and/or (b) in accordance with our document retention policy and/or Applicable Laws.
8 Accuracy, Access and Correction of Personal Data and Withdrawal of Consent
8.1 The Personal Data that is provided to us is deemed to be accurate until and unless notified to us otherwise.
8.2 You may, subject to the Act, request for (a) access to and/or any reasoned correction of the Personal Data; and/or (b) the transmission of the Personal Data to another data controller; on payment of a reasonable administration fee at our absolute discretion, and compliance with the terms and conditions which we may prescribe from time to time.
8.3 You may also at any time withdraw the consent previously given for our processing of the Personal Data, by contacting our Data Protection Officer. However, the withdrawal of consent may result in us not being able to carry out the Purpose(s) effectively.
9 Enquiries and Notifications
For communications regarding this PDP Notice and the Personal Data, please liaise with our Data Protection Officer:
Name: Lee Lee Lin
Email: [email protected]
Contact Number: +603-2182 2041
10 Amendments
This PDP Notice may be amended/ revised from time to time and unless otherwise provided, shall take effect immediately upon issuance. In the event of any inconsistency between this PDP Notice and the Company’s other privacy or related notices, this PDP Notice shall prevail; and between the English and the Bahasa Malaysia and/or the Chinese versions (if any), the English version shall prevail.
Pan Malaysian Pools Sdn Bhd (Registration No.198801004341 (171698-P))
Jana Pendidikan Malaysia Sdn Bhd (Registration No. 201101017821 (945957-K))
DMC GO Sdn Bhd (Registration No. 201301009327 (1039169-K))
23 June 2025
Menurut Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (“Akta”), notis ini bertujuan untuk menerangkan polisi privasi Pan Malaysian Pools Sdn. Bhd. dan syarikat-syarikat berkaitannya (secara kolektif, “Syarikat”) (“Notis PDP”) -
1 Jenis Data Peribadi yang Kami Kumpul
1.1 Kami mengumpul pelbagai data peribadi termasuk nama, nombor kad pengenalan atau pasport, jantina, umur, tarikh lahir, pekerjaan, nombor hubungan peribadi dan/atau pejabat, e-mel dan alamat IP dan maklumat lain yang berkaitan yang membolehkan anda dan/atau subjek data lain dikenalpasti (“Data Peribadi”).
1.2 Data Peribadi yang bersifat sensitive sebagaimana yang ditetapkan di bawah Akta, termasuk data agama dan biometrik (“Data Peribadi Sensitif”) juga akan dikumpul, sekiranya diperlukan.
1.3 Rujukan kepada “Data Peribadi” dalam Notis PDP ini juga merangkumi Data Peribadi Sensitif.
2 Sumber Kami Mengumpul dan Telah Mengumpul Data Peribadi
Sumber kami termasuk (a) penyerahan anda atau wakil yang diberi kuasa oleh anda, secara manual dan/atau digital, samada melalui (i) pertemuan bersemuka; (ii) aplikasi mudah alih/ laman web/ saluran komunikasi elektronik kami; (b) pemantauan yang tetap dan sistematik sebagaimana yang dibenarkan oleh undang-undang, melalui CCTV atau system pengawasan lain; dan (c) sumber yang sah dan tersedia secara umum.
3 Tujuan-tujuan Pengumpulan dan Pemprosesan Data Peribadi
3.1 Ini termasuk (a) perkara yang berkaitan dengan aktiviti-aktiviti perniagaan dan/atau operasi Syarikat, termasuk (i) penyediaan produk-produk dan/atau perkhidmatan antara anda (termasuk subjek data yang berkaitan, sekiranya ada), dan Syarikat; (ii) aktiviti-aktiviti promosi dan pemasaran; (iii) pengesanan dan pencegahan penipuan; dan (iv) komunikasi Syarikat dengan anda; (b) pematuhan kepada Akta dan undang-undang dan peraturan lain yang berkaitan, termasuk Akta Pencegahan Pengubahan Wang Haram, Pencegahan Pembiayaan Keganasan dan Hasil daripada Aktiviti Haram 2001 (“Undang-undang Terpakai”) dan (c) untuk tujuan pentadbiran dan tujuan-tujuan bersampingan dengan tujuan-tujuan di atas (secara kolektif, “Tujuan”)
3.2 Persetujuan selanjut anda akan diperolehi sekiranya kami ingin menggunakan/ mendedahkan Data Peribadi anda untuk tujuan selain daripada Tujuan asal pada masa pengumpulan.
4 Adakah Anda Wajib Memberikan Data Peribadi Anda
4.1 Kecuali bagi Tujuan dalam perenggan 3.1(a)(ii), yang bersifat sukarela mengikut budi bicara anda dengan memaklumkan kami pilihan anda, pemberian dan pemprosesan Data Peribadi semua Tujuan lain adalah wajib. Keenganan untuk memberikan persetujuan atau sebarang halangan terhadap pemprosesan kami mungkin menyebabkan kami tidak dapat melaksanakan Tujuan tersebut dengan berkesan.
4.2 Dengan memberikan Data Peribadi kepada kami (melainkan Data Peribadi Sensitif di mana persetujuan selanjut anda akan diperolehi), anda dengan ini sedia maklum telah bersetuju dan/atau memperoleh persetujuan subjek data bekenaan, untuk pengumpulan, penyimpanan dan/atau pemprosesan kami berhubung dengannya, termasuk penyediaan salinan PDP Notis ini kepada subjek data tersebut.
5 Dengan Siapa Data Peribadi Akan Didedahkan
Dengan memberikan kami Data Peribadi, anda bersetuju tentang:-
6 Bagaimana Kami Melindungi Data Peribadi yang Diberikan kepada Kami
6.1 Langkah keselamatan fizikal dan logik yang ketat telah dilaksanakan dan dikekalkan untuk memastikan Data Peribadi (dalam bentuk fizikal dan digital) yang disimpan oleh kami terjamin, dan dilindungi secukupnya daripada pelbagai ancaman termasuk akses tanpa kebenaran.
6.2 Kami akan mengambil langkah-langkah yang munasabah untuk memastikan bahawa pekerja, ejen, pembekal perkhidmatan dan/atau pemproses data kami mempunyai dasar dan prosedur yang munasabah untuk melindungi Data Peribadi yang kami dedahkan dan/atau pindahkan kepada mereka.
7 Penyimpanan Data Peribadi
Data Peribadi akan disimpan selama yang diperlukan untuk memenuhi Tujuan. Ia akan dimusnahkan (a) jika ia tidak lagi diperlukan untuk Tujuan; dan/atau (b) mengikut dasar penyimpan dokumen kami dan/atau Undang-undang Terpakai.
8 Ketepatan, Akses dan Pembetulan Data Peribadi dan Penarikan Balik Persetujuan
8.1 Data Peribadi yang diberikan kepada kami dianggap tepat selagi dan sehingga kami dimaklumkan sebaliknya.
8.2 Anda boleh, tertakluk kepada Akta, memohon (a) akses kepada dan/atau sebarang pembetulan Data Peribadi yang beralasan; dan/atau (b) penghantaran Data Peribadi kepada pengawal data lain; atas pembayaran fi pentadbiran yang berpatutan mengikut budi bicara mutlak kami, dan pematuhan terma dan syarat yang mungkin kami tetapkan dari semasa ke semasa.
8.3. Anda juga boleh pada bila-bila masa menarik balik persetujuan yang telah diberikan kepada kami sebelum ini untuk pemprosesan Data Peribadi, dengan menghubungi Pegawai Perlindungan Data kami. Walau bagaimanapun, penarikan balik persetujuan tersebut mungkin menyebabkan kami tidak dapat melaksanakan Tujuan dengan berkesan.
9 Pertanyaan dan Pemberitahuan
Untuk komunikasi mengenai Notis PDP ini dan Data Peribadi, sila menghubungi Pegawai Perlindungan Data kami:
Nama: Lee Lee Lin
E-mel: [email protected]
No. Tel: +603-2182 2041
10 Pindaan
Notis PDP ini boleh dipinda/disemak dari semasa ke semasa dan melainkan diperuntukkan sebaliknya, akan berkuat kuasa serta-merta selepas dikeluarkan. Sekiranya terdapat sebarang percanggahan antara Notis PDP ini dan notis privasi/ notis lain yang dikeluarkan oleh Syarikat, Notis PDP ini akan diguna pakai; dan sekiranya terdapat pencanggahan antara versi Bahasa Inggeris dan versi Bahasa Malaysia dan/atau versi Bahasa Cina (jika ada), versi Bahasa Inggeris akan diguna pakai.
Pan Malaysian Pools Sdn Bhd (Registration No.198801004341 (171698-P))
Jana Pendidikan Malaysia Sdn Bhd (Registration No. 201101017821 (945957-K))
DMC GO Sdn Bhd (Registration No. 201301009327 (1039169-K))
23 Jun 2025